Подготовка к серьезной видеоконференции иногда занимает несколько дней, особенно, если такое мероприятие руководство фирмы проводит впервые. Нужно все тщательно организовать и убедиться в том, что остальные участники мероприятия тоже полностью подготовлены.
Для начала потребуется правильно определиться с оборудованием. На сайте http://www.vtkt.ru/ представлено все, что понадобится вам для обустройства конференцзала. После установки оборудования необходимо сделать тeстовый звонок, чтобы убедиться в наличии качественного звука и видео.
Переговорная комната тоже должна быть правильно оборудована. Свет не должен падать на оборудование, чтобы не создавать блики. Так как интенсивность дневного света сильно зависит от погоды, то лучше подготовить искусственное освещение. При необходимости настройте эквалайзер микрофона, это уберет свист и шипение. Громкость звука должна быть такой, чтобы говорящий мог не повышать голос, и чтобы его было отлично слышно всем.
При проведении видeоконференции в зале или рядом с кабинетом должен находиться техник, который разбирается в настройке, он, в случае пропажи связи, быстро ее восстановит. Чтобы снизить уровень шума, можно на время выключить звук. Если это происходит в процессе конференции, то обязательно предупредите своих собеседников.
При проведении видеоконференции существует особый этикет. Необходимо представить всех участников, познакомить с председателем, который будет проводить конференцию и прeдоставлять слово выступающим. Тогда все пройдет четко и слажено.