Обзор Kickidler 1.35

1. Введение

2. Функциональные возможности Kickidler

3. Архитектура Kickidler

4. Системные требования и политика лицензирования Kickidler

5. Работа с продуктом

6. Выводы

Введение

Далеко не все сотрудники работают честно и добросовестно. Одной из главных проблем для большинства работодателей является нецелевое использование сотрудниками рабочего времени. Согласно опросу, проведённому исследовательской группой HeadHunter, сотрудники различных компаний ежедневно используют рабочее время в личных целях:

• 64% работников компаний тратят от 15 минут до одного часа в день на личные цели;
• 46% ежедневно читают личную почту или новости,
• 33% общаются по личным вопросам в мессенджерах,
• 26% тратят рабочее время на просиживание в социальных сетях.

Некоторые сотрудники систематически опаздывают на работу или уходят раньше. Основной же головной болью любого руководителя является мошенничество сотрудников (откаты, серые схемы) и кража важных корпоративных данных (база клиентов, маркетинговые планы, финансовое состояние компании). Все эти действия могут привести к серьезным экономическим последствиям для компании, а в худшем случае — к остановке бизнеса.

И если руководитель не знает, как работают его сотрудники, то и его бизнес не может быть эффективным, продуктивным и защищённым. Эта проблема особенно актуальна в кризис, когда компании «затягивают пояса», снижают расходы и стремятся к уменьшению издержек, а любая утечка информации может привести к закрытию компании. Учет рабочего времени и контроль сотрудников в подобной ситуации — мера не просто желательная, а жизненно необходимая. Поэтому многие работодатели заинтересованы в контроле поведения работника на рабочем месте. Сегодня все больше компаний присматриваются к системам учета рабочего времени и контроля сотрудников.

К текущему моменту рынок систем контроля сотрудников достаточно большой. Если отталкиваться от предлагаемого функционала, то все системы можно разбить на группы. Некоторые способны собирать большой объем данных и предоставлять их в виде аналитических отчетов, вести статистику продуктивного и непродуктивного рабочего времени. И лишь небольшая часть предоставляет руководителю возможность осуществлять мониторинг сотрудников через просмотр онлайн-трансляций или видеозаписи их действий, а также осуществлять контроль нарушений.  К последней группе относится программный комплекс Kickidler, которому посвящен наш обзор.

Kickidler — система мониторинга деятельности персонала с возможностью наблюдения за действиями сотрудников на компьютерах и удаленного подключения к их рабочим столам. Правами на программу владеет сингапурская компания TeleLinkSoft, а эксклюзивной дистрибуцией Kickidler на территории России занимается компания «АйТи Сервис Менеджмент». Kickidler — относительно новый продукт на рынке программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников, обладающий уникальным функционалом, который не встречается у других подобных систем. Как и большинство других продуктов по контролю деятельности сотрудников, Kickidler умеет собирать информацию о том, с какими программами и веб-сайтами работал сотрудник и сколько времени он на это потратил. Но основной упор разработчики делают на возможность наблюдения в режиме реального времени за сотрудниками всей компании одновременно, а также записи видео их активности и фиксации нарушений.

Функциональные возможности Kickidler

Kickidler обладает комплексом функциональных возможностей для решения следующих задач:

• Учет рабочего времени сотрудников.
• Оценка и контроль эффективности работы персонала.
• Выявление сотрудников и отделов с низкой продуктивностью и определение причин.
• Выявление нелояльных сотрудников и мошеннических схем внутри предприятия.
• Расследование инцидентов информационной безопасности.
• Удаленный доступ и управление компьютерами.

Для решения этих задач система предлагает следующий функционал:

• Наблюдение за действиями сотрудников на их рабочих компьютерах в режиме реального времени (как в системах видеонаблюдения).
• Запись на видео всех действий сотрудников на рабочих столах их компьютеров.
• Возможность просмотра истории работы сотрудника с конкретной программой или сайтом и за определенный период времени.
• Просмотр нарушений, совершенных сотрудником, на гистограмме нарушений.
• Сбор информации о запущенных программах и времени их работы.
• Деление активности сотрудника на продуктивную и непродуктивную.
• Интерактивные отчеты по времени работы сотрудника с различными программами и сайтами.
• Возможность задавать собственные категории эффективности для программ и веб-страниц.
• Перехват нажатых клавиш (кейлоггер) с возможностью дальнейшего просмотра, в том числе в режиме реального времени.
• Возможность удаленного управления компьютерами (разрешение проблем, возникших на компьютерах сотрудников, установка обновлений и изменение настроек операционной системы и приложений).

Подробно о функциональных возможностях продукта мы расскажем в разделе «Работа с продуктом».

Архитектура Kickidler

Программный комплекс Kickidler имеет клиент-серверную архитектуру.  В состав продукта входят следующие компоненты:

• Граббер — программа-агент, которая устанавливается на компьютеры сотрудников и собирает всю информацию об активности на рабочем компьютере и передает ее на сервер.
• Сервер — занимается хранением информации, полученной от агентов.
• Вьюер (просмотрщик) — позволяет просматривать собранные данные как в виде онлайн-трансляций как в режиме реального времени, так и в виде отчетов, гистограмм нарушений и видео. Именно вьюер выступает главным инструментом руководителя для мониторинга персонала. Также с его помощью можно удаленно управлять компьютерами сотрудников.

Рисунок 1. Архитектура Kickidler

Кроме перечисленных выше компонентов в составе системы есть веб-сервис, который отвечает за лицензирование и настройки. Доступ к настройкам осуществляется через личный кабинет. В нем хранится информация о том, сколько лицензий приобретено и для каких компьютеров компании они будут использоваться. Сервис координирует работу компонентов программы, управляет видимостью вьюеров и настройками серверов. Таким образом, нет нужды настраивать каждый агент и вьюер отдельно. После установки сервера, агентов и вьюеровна всех компьютерах произойдет подключение к сервису и все настройки будут автоматически загружены.

Архитектура Kickidler позволяет поставить несколько серверов, что особенно актуально для территориально-распределенных компаний, когда филиалы находятся в различных частях страны и у каждого филиала компьютеры объединены в свою собственную сеть. С помощью одного вьюера можно одновременно работать со всеми филиалами и сотрудниками сразу, словно все они подключены к единственному серверу. Это уникальный функционал: другие системы мониторинга сотрудников такой возможности не предоставляют.

Кроме того, Kickidler позволяет установить любое количество вьюеров, чтобы руководители всех уровней могли контролировать своих подчиненных. Вьюер можно установить вне корпоративной сети - например, дома - чтобы, даже отсутствуя на работе, руководитель мог контролировать своих сотрудников.

Системные требования и политика лицензирования Kickidler

Kickidler не требователен к ресурсам. Единственное, на что следует обратить особое внимание, - между агентами и сервером должен существовать постоянный сетевой канал.

Таблица 1. Системные требования для Kickidler

Хранение видеозаписей

Для хранения видео используется специальный алгоритм сжатия: видео одного рабочего дня одного человека занимает в среднем 1—1,2 ГБ. Таким образом, для каждого сотрудника в неделю потребуется около 6 Гб дискового пространства. А для компании со 100 сотрудниками будет необходимо 600 Гб в неделю. Используя недорогой жесткий диска на 1ТБ, можно хранить записи работы всех сотрудников компании среднего размера за неделю.

Лицензирование продукта

Продукт лицензируется по количеству сотрудников. Есть возможность купить лицензии, ограниченные по сроку действия - например, на месяц, на год - или бессрочные. На сайте Kickidler вы сможете найти онлайн-калькулятор для расчета стоимости решения для своей компании. Также на сайте доступна для скачивания демо-версии продукта для быстрого ознакомления с интерфейсом и функционалом системы и тестовая версия. После окончания тестового периода программа переходит в режим бесплатной версии, где доступен только онлайн-мониторинг за 6 или менее сотрудниками.

Работа с продуктом

Вся работа с системой Kickidler осуществляется через программу «Вьюер». Окно программы состоит из нескольких зон. Вверху находится панель, которая содержит четыре основных раздела — «Слежение», «Отчеты», «История» и «Управление», а также меню настройки комплекса и индикаторы состояния серверов системы. Слева доступно всплывающее меню выбора конфигурации отображения рабочих столов и настройки нарушений. Центральная область интерфейса программы предназначена для визуализации данных мониторинга и разноуровневой аналитики.

Рисунок 2. Интерфейс программы «Вьюер» Kickidler

В разделе «Слежение» можно наблюдать за группой сотрудников или за отдельно взятым сотрудником в режиме реального времени. Для мониторинга используется «Квадратор» — уникальный инструмент, который показывает рабочие столы сотрудников в виде сетки (точно так же в системах видеонаблюдения располагаются изображения с камер). Предусмотрена настройка сетки для выбора удобного расположения ячеек. Существует множество конфигураций «Квадратора», в которых одни экраны могут быть больше других. Например, это может пригодиться для более пристального наблюдения за определенными людьми.

Рисунок 3. Отображение в режиме онлайн неактивных сотрудников в Kickidler

Определить с помощью мониторинга рабочих столов в Kickidler, кто из сотрудников бездельничает, а кто занят делом, довольно легко. Если сотрудник занимается личными делами, то вокруг его ячейки появится красная рамка. А если сотрудник занят полезной для компании работой, то рамка будет зеленой. Кроме того, если сотрудник неактивен некоторое время, то в ячейке появится таймер, отсчитывающий время отсутствия активности на мониторе сотрудника.

Рисунок 4. Онлайн-наблюдение за отдельным сотрудником в Kickidler

Для подробного наблюдения и анализа работы конкретного сотрудника можно перейти к просмотру оперативной справки по выбранному сотруднику. Такой режим позволяет увидеть все открытые на текущий момент программы и веб-страницы, просмотреть, что происходит на разных мониторах сотрудника, открыть окна программ, закрытых другими окнами, а также узнать, что прямо сейчас набирает на клавиатуре сотрудник.

Вкладка «Мониторы» открывается по умолчанию при переходе из «Квадратора». В ней отображается активность с мониторов сотрудника в режиме онлайн. Если у сотрудника несколько мониторов, они будут располагаться друг под другом. Активный в данный момент монитор отображается всегда первым. 

Для просмотра запущенных программ можно воспользоваться вкладкой «Программы», где отображаются все окна запущенных приложений на компьютере сотрудника. Просмотреть все приложения можно прокруткой вниз. В этом режиме, даже если окно программы не свернуто, а просто закрыто другим окном, можно ознакомиться с ее содержимым.

Внизу расположена бегущая строка с клавиатурными нажатиями сотрудника в режиме онлайн. В правой части интерфейса расположена панель запущенных приложений, в которой отображаются записи об активных программах и веб-страницах, а также шкала, выражающая процент активности данного приложения относительно других в течение последних 12 часов. Кроме того, если для программы или сайта задана эффективность, то его название будет выделено соответствующим цветом.

Отдельно отметим, что Kickidler позволяет оценить эффективность работы сотрудника, отследив, сколько времени он проводит в продуктивных приложениях. В программе существует три возможные оценки эффективности: «продуктивно», «нейтрально», «непродуктивно», а также «нет оценки» — установленное для всех программ по умолчанию. Для каждой оценки в программе задан определенный цвет. При этом оценки могут быть заданы индивидуально для каждого сотрудника, а также для ролей эффективности. Роли создаются для оценки эффективности приложений для определенной группы сотрудников. Объединять сотрудников в роли рекомендуется при схожести выполняемых должностных обязанностей.

Рисунок 5. Просмотр запущенных программ во вкладке «Программы» в Kickidler

Для анализа совершаемых сотрудником нарушений можно воспользоваться меню «Нарушения», где собираются данные об активности, эффективности работы и срабатывании нарушений в текущем периоде. Активность сотрудника изображена в виде гистограммы, которая изменяется с учетом активности сотрудника во времени. Время, когда сотрудник был неактивен, на гистограмме не заполняется. Также есть возможность просмотреть видео по интересующему отрезку времени — например, момент срабатывания нарушения.

Рисунок 6. Анализ работы сотрудника во вкладке «Нарушения» в Kickidler

Стоит отметить, что в Kickidler предусмотрен набор предустановленных нарушений и возможность создавать пользовательские нарушения с учетом индивидуальных потребностей. Нарушением может быть как действие, так и бездействие сотрудника. Возможности гибкой настройки параметров для нарушения позволяют использовать этот инструмент для различных целей: например, для отслеживания интенсивности работы сотрудников в определенном приложении. Нарушение может существовать отдельно или же быть отнесено к какой-либо группе. Чтобы перейти к управлению нарушениями, необходимо выбрать пункт «Нарушения» главного меню.

Рисунок 7. Управление нарушениями в Kickidler

Рисунок 8. Создание нового нарушения в Kickidler

Кроме того, существует возможность настройки нарушений в «Квадраторе». Для этого в «Квадраторе» необходимо открыть панель настроек, нажав на кнопку «Нарушения». Панель состоит из списка нарушений, разделенного на группы. Для того чтобы программа отслеживала работу сотрудников в соответствии с нарушениями, нужно добавить в ячейки каждого сотрудника интересующие нарушения из панели настроек. Можно добавить отдельное нарушение или сразу группу.

При совершении нарушения сотрудником в ячейке «Квадратора» загорается маркер с цветовым индикатором и названием нарушения.

Рисунок 9. Управление нарушениями в «Квадраторе» в Kickidler

Чтобы перейти к оперативной сводке по клавиатурным нажатиям сотрудника, можно воспользоваться вкладкой «Кейлоггер». Здесь собираются данные о клавиатурных нажатиях сотрудника за текущий день, а также можно наблюдать за нажатиями клавиш в режиме реального времени.  Для быстрой обработки информации по нажатиям реализован полнотекстовый поиск. Также реализован график интенсивности нажатий клавиш и возможность экспорта таблицы клавиатурных нажатий в форматах .csv и .xlsx.

Рисунок 10. Анализ клавиатурных нажатий во вкладке «Кейлоггер» в Kickidler

Чтобы проанализировать работу организации, можно воспользоваться разделом «Отчеты». Руководитель может посмотреть, на что сотрудники тратили свое время, используя интерактивный табель учета рабочего времени. В Kickidler предусмотрено три вида отчетов: отчет по времени, отчет по эффективности и отчет по динамике.

В отчете по времени отражается информация по времени работы сотрудников в программах. Информация представляется в виде гистограмм, которые делятся на две части: время активности и время бездействия в приложении.

Рисунок 11. Пример составленного отчета по времени в Kickidler

В отчете по эффективности  приводится анализ времени работы сотрудников с учетом  соответствующих оценок, установленных для приложений. На графиках красным цветом отображается время, когда люди занимались на своих компьютерах личными делами; зеленым — когда честно работали; желтый цвет означает нейтральную активность, которую сложно однозначно отнести к продуктивным или непродуктивным; серый — активности, которые еще не были отнесены к конкретной категории; фиолетовый цвет — простой, перекуры, обед и прочее, то есть время, когда сотрудника не было за компьютером.

Рисунок 12. Пример составленного отчета по эффективности в Kickidler

Отчеты можно формировать как для всей организации сразу, так и для отделов или конкретных сотрудников. В отчетах виден список продуктивных, непродуктивных, нейтральных программ и веб-сайтов, а также программ и сайтов, которым категория пока не присвоена. Кроме того, существует возможность посмотреть полную расшифровку активности сотрудников по отдельным приложениям.

Отметим, что если активность (просмотр сайта, работа с программой) еще не была оценена, то это очень просто исправить. Для этого нужно просто щелкнуть на небольшой ярлычок рядом с именем сайта/программы и в открывшемся окне выбрать оценку для сайта или приложения — продуктивное или непродуктивное. Не нужно редактировать настройки и справочники, копаться в файлах.

При необходимости можно посмотреть полную расшифровку активности сотрудников  по отдельным приложениям.

Рисунок 13. Пример подробного отчета по эффективности в Kickidler

При просмотре расшифровок активности отдельного сотрудника в отчетах по времени и по эффективности реализована возможность перехода из раздела «Отчеты» к просмотру истории по выбранному приложению или сайту за определённый период времени.

Рисунок 14. Переход к просмотру истории по выбранному приложению в Kickidler

Отметим, что видео хранится не в виде обычных файлов, а в виде индексированных данных в базе. Поэтому есть возможность воспроизвести посещение сайта или работы с приложениями в виде единого видео фрагмента, даже несмотря на то, что сотрудник, например,  многократно заходил на сайт или в приложение в течение дня и периодически закрывал их. Видео можно просматривать в режиме ускоренного воспроизведения (со скоростью до 16X).

Отчет работы сотрудников по динамике позволяет понять, влияют ли внешние и внутренние факторы на эффективность работы коллектива. В график по динамике собираются усредненные данные по активности сотрудников следующим образом: суммируются данные по сотрудникам, которые были активны на периоде группировки (период группировки выбирается на панели настроек), и делятся на количество сотрудников, которые присутствовали на работе на этом периоде группировки. По умолчанию отчет по динамике строится для всей компании, но можно сгенерировать отчет, например, для отдела или для отдельного сотрудника.

Рисунок 15. Пример составленного отчета по динамике в Kickidler

Ознакомиться с видеозаписями с мониторов сотрудника за любой период времени можно в разделе «История». Переход в раздел осуществляется либо путем нажатия на кнопку «История» панели управления программы, либо из интерфейса анализа работы по сотруднику в разделе «Слежение» (для этого необходимо выделить интересующий отрезок времени в области нарушений или на шкале эффективности, при этом появится окно перехода в раздел «История» для дальнейшего просмотра видео).

Рисунок 16. Настройка просмотра видео в Kickidler

Интерфейс для просмотра записи видео с экранов похож на обычный проигрыватель видео — доступны клавиши воспроизведения/паузы, полоса прокрутки, скорость воспроизведения. Также возможно выбрать определенный период просмотра видео, например, ориентируясь на диаграмму нарушений в нижней панели интерфейса.

Рисунок 17. Просмотр видеозаписи с монитора сотрудника в Kickidler

При просмотре видео можно получить данные о работе сотрудника, проанализированные программой. Объем информации и ее представление аналогично получаемой при наблюдении за сотрудником в режиме онлайн. Программа дает полную информацию об активности сотрудника, эффективности работы, срабатывании нарушений, запущенных приложениях. Для представления данных в интерфейсе есть панель запущенных приложений, панель нарушений, строка отображения клавиатурных нажатий.

Загруженное видео работы сотрудника можно сохранить. Видео сохраняется в формате .webm, который просматривается через браузер. Кроме того, под видео отображаются клавиатурные нажатия сотрудника, информацию о которых также можно выгрузить в файл.

Рисунок 18. Сохранение видеофрагмента в файл в Kickidler

В Kickidler предусмотрена полезная функция для ИТ-специалистов — функция удаленного управления компьютерами. Установка соединения с компьютером выбранного сотрудника происходит легко: выбирается нужный сотрудник из списка и нажимается кнопка «Подключение».

Рисунок 19. Выбор сотрудника для удаленного подключения в Kickidler

Рисунок 20. Удаленное подключение к рабочему столу сотрудника в Kickidler

При управлении удаленным компьютером можно задавать различные настройки для мыши, клавиатуры и буфера обмена. Также есть функция снятия скриншотов экрана.

Рисунок 21. Настройки удаленного подключения в Kickidler

Выводы

Решение для контроля действий сотрудников Kickidler позволяет учитывать рабочее время, производить оценку эффективности работы персонала, быстро и качественно осуществлять разбор инцидентов безопасности, а также осуществлять подключения к удаленным компьютерам сотрудников. Именно поэтому система может быть полезна как для руководителей бизнес-подразделений, так и для специалистов служб ИБ и ИТ.

Концептуально продукт сильно отличается от аналогичных систем контроля — вместо сбора огромного количества информации и предоставления ее в аналитических отчетах, Kickidler делает упор на возможность наблюдать в режиме онлайн за сотрудниками, а также записывать видео активности сотрудников, фиксировать нарушения и отображать их на удобных интерактивных графиках и гистограммах. Стоит отметить, что только система Kickidler может наблюдать за несколькими компьютерами одновременно, когда другие системы позволяют просматривать рабочий стол компьютера только одного сотрудника либо не могут вести онлайн-наблюдение вообще.

Кроме того, в комплексе предусмотрена полезная функция для ИТ-специалистов — удаленное управление компьютерами. При этом стоимость лицензий существенно ниже, чем у аналогичных программ для удаленного доступа (TeamViewer или Radmin). А видеозапись действий сотрудников на ПК позволит специалисту службы техподдержки быстро выяснить, какие действия пользователя привели к возникновению проблем на его компьютере.

К недостаткам можно отнести лишь отсутствие веб-консоли -  для наблюдения необходимо устанавливать «толстый» клиент (программу «Вьюер»).

Преимущества:

• Простота внедрения и легкость настройки.
• Гибкая система лицензирования продукта.
• Низкая стоимость решения по сравнению с другими системами учета рабочего времени и контроля персонала.
• Не требует много места на сервере для хранения видео благодаря специальному алгоритму сжатия.
• Кроссплатформенное решение — поддерживаются операционные системы Windows, Linux и MacOS.
• Возможность вести онлайн-наблюдение сразу за большим количеством сотрудников (как в системах видеонаблюдения).
• Запись видео с экранов сотрудников для всей организации.
• Подробные гистограммы нарушений с возможностью перехода к видеозаписи события.
• Функция удаленного управления компьютером с возможностью снятия скриншотов экрана сотрудника.

Недостатки:

• Отсутствие веб-интерфейса для доступа администратора к системе.