Обзор КриптоАРМ.Документы, средства электронной подписи документов для 1С-Битрикс

1. Введение
2. Функциональные возможности КриптоАРМ.Документы
3. Установка и настройка КриптоАРМ.Документы
1. 3.1. Установка КриптоАРМ.Документы
2. 3.2. Настройка КриптоАРМ.Документы
4. Работа с КриптоАРМ.Документы
1. 4.1. Бизнес-процесс «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина»
2. 4.2. Электронная подпись документа и ее проверка
3. 4.3. Разблокировка и удаление документа
4. 4.4. Отправка подписанных документов
5. Выводы

Введение

Применение на сайте специальных программных средств для подписи электронных документов решает основной вопрос электронного документооборота — обеспечение юридической значимости документов при обмене между юридическими (B2B-сегмент) и физическими лицами. Кроме того, переход компаний с бумажного документооборота на электронный позволяет в значительной степени сократить расходы, связанные с затратами на копирование и доставку (пересылку) бумажных документов, затратами на организацию хранения архивов бумажных документов. В то же время переход на электронный документооборот способствует снижению рисков утери документов и повышению производительности труда сотрудников, что приводит к уменьшению необходимого количества трудовых ресурсов.

В качестве примера рассмотрим переход известной социальной сети «В Контакте» на электронный документооборот. По сведениям компании СКБ Контур, которая участвовала в переходе, при первичном обследовании было выявлено, что документооборот компании составлял примерно 3000 исходящих документов в месяц, и на отправку каждого документа в среднем тратилось порядка 300 рублей. Таким образом, в год «В Контакте» тратила на доставку документов более 10 млн рублей. Переход на электронный документооборот позволил сократить расходы почти на 95%. Здесь же можно говорить о дополнительных затратах на печать отправляемых документов: исходя из того, что отправляемые документы состояли как минимум из 1 листа, в год компании приходилось закупать от 100 и более пачек бумаги (и тратить средства на закупку комплектующих для принтеров).

В соответствии с рейтингом систем управления сайтами от iTrack, в настоящее время в России очень популярна платформа CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом». Чтобы обеспечить юридическую значимость электронных документов, передаваемых между клиентами и продавцами, в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» требуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Такая мера позволяет считать подписанный электронный документ равнозначным бумажному документу, при этом снижая издержки, связанные с организацией документооборота.

Российская компания «Цифровые технологии» разработала продукт КриптоАРМ.Документы, который позволяет на любом сайте (любой  коробочный продукт платформы Bitrix) обеспечить возможность подписи электронного документа (договора, акта, накладной) и тем самым повысить эффективность работы сотрудников и скорость подписания документов, централизованно хранить документы и иметь возможность круглосуточного доступа к ним.

Функциональные возможности КриптоАРМ.Документы

КриптоАРМ.Документы является встраиваемым модулем для CMS «1С-Битрикс» и предназначен для реализации электронной подписи в документообороте компании и использования ее в бизнес-процессах, обеспечивая тем самым юридическую значимость действий. Модулем поддерживаются следующие редакции CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом»: «Первый сайт», «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Эксперт», «Корпоративный портал». К функциональным возможностям модуля КриптоАРМ.Документы относятся:

• хранение документов в структуре сайта, категоризация и журналирование работ с ними;
• автоматизация операций электронной подписи в различных бизнес-процессах компании;
• функции отправки документа на электронную почту и доступ к документу по ссылке;
• электронная подпись документов форматов DOC, XML, PDF, XLS и др. Функции подписи и проверки подписи реализованы с помощью специализированного программного обеспечения КриптоАРМ ГОСТ, которое необходимо установить для корректной работы. Подробно с ним можно ознакомиться в нашем недавнем обзоре.

С помощью модуля КриптоАРМ.Документы можно выполнять следующие базовые процессы:

• подписать документ c помощью электронной подписи;
• проверить электронную подпись документа;
• «поделиться» документом с другим пользователем CMS;
• отправить документ на электронную почту, используя преднастроенный почтовый шаблон;
• разблокировать документ, после случайной блокировки другим сотрудником;
• удалить документ;
• отправить электронные сообщения.

Установка и настройка КриптоАРМ.Документы

Так как КриптоАРМ.Документы является модулем для CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом», его скачивание и установка производится из панели администрирования CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом». При этом работа модуля поддерживается из любого браузера (в т. ч. Google Chrome, Edge, Opera, Yandex, Safari) и не требует установки дополнительных плагинов.

Установка КриптоАРМ.Документы

В интерфейсе CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом» на вкладке «Каталог решений» раздела Marketplace через поиск необходимо найти модуль КриптоАРМ.Документы. Причем данный модуль можно купить сразу, либо нажать кнопку «Тестировать» и произвести установку в деморежиме продолжительностью 30 дней.

Рисунок 1. Модуль КриптоАРМ.Документы можно использовать в деморежиме в течение 30 дней

Рисунок 2. Модуль КриптоАРМ.Документы находится в «Каталоге решений» раздела Marketplace

После скачивания модуль КриптоАРМ.Документы появится на вкладке «Установленные решения» раздела Marketplace. После этого требуется только нажать кнопку «Установить».

Рисунок 3. Модуль КриптоАРМ.Документы появится на вкладке «Установленные решения»

Если модуль устанавливается впервые, после нажатия на кнопку «Установить» будет запрошено разрешение на создание собственных таблиц в базе данных CMS «1С-Битрикс». А после получения разрешения установщик модуля совершит необходимые действия и оповестит пользователя об успешной установке.

Рисунок 4. В процессе установки потребуется предоставить разрешение на создание таблиц в базе данных

Настройка КриптоАРМ.Документы

Настройка модуля КриптоАРМ.Документы производится на панели администрирования CMS «1С-Битрикс», на вкладке «Настройки модулей».

Все настройки выполняются на трех вкладках:

1. «Настройки». Здесь можно указать директорию для хранения документов по умолчанию. Причем при загрузке документов КриптоАРМ.Документы также позволяет задавать индивидуальные места хранения документов.

Рисунок 5. Система CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом» должна иметь доступ на запись в директорию для хранения документов

2. «Предоставление лицензий». На этой вкладке можно настроить процесс предоставления одноразовых лицензий программного обеспечения КриптоАРМ ГОСТ. Одноразовые лицензии потребуются клиентам для осуществления подписи отправляемых ими документов. Это актуально, когда у клиентов отсутствует лицензия на средство для электронной подписи документов КриптоАРМ ГОСТ. В разделе «Предоставление лицензий» потребуется указать номер счета, а в случае, когда количество доступных операций на счете закончилось, на этой же вкладке можно активировать дополнительную лицензию.

Для проведения аналитики по выданным лицензиям можно обратиться к пункту «Статистика», в котором можно получить выписку в виде текстового файла со списком всех операций за указанный период времени.

Рисунок 6. Пример указания несуществующего счета в КриптоАРМ.Документы

3. Документы по заказам. В данном разделе можно привязывать документы к заказам в интернет-магазине CMS «1С-Битрикс» в случае, когда в системе установлен модуль «Интернет-магазин». 

Рисунок 7. В КриптоАРМ.Документы можно настроить изменение статуса заказа, если с документами совершались какие-либо операции

Все операции с документами отображаются на вкладке «Журнал». При этом в журнале будут зафиксированы дата и время создания, подписи и удаления документов.

Рисунок 8. Записи журнала можно скачать в текстовом файле или удалить

Работа с КриптоАРМ.Документы

Бизнес-процесс «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина»

В модуле КриптоАРМ.Документы предустановлена реализация бизнес-процесса «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина». Он предопределяет действия, которые должны быть выполнены с документами, например, необходимость подписи документов электронной подписью и продавца, и клиента, поэтому статус только загруженных документов будет иметь вид «Требуется подпись». При этом на документах могут быть отражены следующие статусы: «Подписан продавцом», «Подписан клиентом», «Подписан обеими сторонами».

Рисунок 9. Документы прикрепляются к заказу с соответствующим статусом

Пользователи модуля также имеют возможность организовывать бизнес-процессы из собственного интерфейса используя API КриптоАРМ.Документы. На сайте разработчика представлена подробная инструкция по подключению API КриптоАРМ.Документы и его функциях.

Электронная подпись документа и ее проверка

Чтобы подписать документ или проверить электронную подпись документа, на компьютере пользователя потребуется установленное программное обеспечение КриптоАРМ ГОСТ. В интерфейсе модуля КриптоАРМ.Документы можно выделить один или несколько документов и отправить их на подпись в КриптоАРМ ГОСТ. Для проверки электронной подписи в КриптоАРМ.Документы рядом с каждым документом есть специальная кнопка.

Рисунок 10. Документы, выбранные в КриптоАРМ.Документы, появятся в интерфейсе КриптоАРМ ГОСТ

После того как документы будут подписаны в КриптоАРМ ГОСТ, они будут автоматически загружены в КриптоАРМ.Документы.

Рисунок 11. Подписанные документы автоматически загружаются в КриптоАРМ.Документы

Разблокировка и удаление документа

После нажатия кнопки «Подписать» документ автоматически получает статус «Заблокирован». Однако случаются ситуации, когда требуется разблокировать документ вручную до того, как его подпишут (например, из-за ошибки при подписи документа в программе КриптоАРМ ГОСТ или в случае, когда сотрудник, отправивший документ на подпись, не имеет возможности подписать его в тот же момент). Чтобы повторно отправить документ на подпись, потребуется изменить его статус. Для этого в контекстном меню есть пункт «Разблокировать». Данная функция доступна как для одного документа, так и для нескольких.

Рисунок 12. В КриптоАРМ.Документы можно разблокировать один или несколько документов

В том же контекстном меню есть кнопка «Удалить», которая позволяет удалить файл документа из интерфейса модуля КриптоАРМ.Документы. К данной возможности следует внимательно относиться, так как удаление документа отменить нельзя.

Отправка подписанных документов

Функция отправки писем работает при наличии модуля «Интернет-магазин» в CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом» и доступна со страницы «Документы по заказам», рассмотренной выше. При нажатии на кнопку «Отправить письмо» система отправит на электронный адрес клиента все документы, привязанные к данному заказу.

Рисунок 13. Отправку писем можно контролировать в списке заказов в колонке «Статус письма»

Выводы

КриптоАРМ.Документы позволяет выстроить в организации юридически значимый документооборот на платформе CMS «1С-Битрикс». Чтобы наладить электронный документооборот на сайте, владельцу модуля КриптоАРМ.Документы потребуется приобрести средство криптографической защиты информации КриптоАРМ ГОСТ, криптопровайдер КриптоПро CSP, иметь электронную подпись, выданную одним из аккредитованных удостоверяющих центров. Процесс подписи происходит в КриптоАРМ ГОСТ, после чего подписанные документы автоматически загружаются в КриптоАРМ.Документы для дальнейшей работы.

Из коробки с модулем КриптоАРМ.Документы поставляется реализация бизнес-процесса «Документооборот с контрагентами для интернет-магазина». Интересной особенностью продукта является наличие встраиваемого API КриптоАРМ.Документы, с помощью которого можно организовать реализацию собственных бизнес-процессов. Для этого разработчиком представлено подробное руководство на русском языке. Возможность кастомизации интерфейса с помощью API КриптоАРМ.Документы позволяет существенно повысить эффективность дальнейшей работы.

Преимущества

• Реализация юридически значимого документооборота с клиентами в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Поддержка стандартов ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.11-2012 для электронной подписи.
• Электронная подпись документов форматов DOC, XML, PDF, XLS.
• Поддержка следующих редакций CMS «1С-Битрикс: Управление сайтом»: «Первый сайт», «Старт», «Стандарт», «Малый бизнес», «Эксперт», «Корпоративный портал».
• API для реализации собственных бизнес-процессов.
• Подробная документация и техническая поддержка на русском языке.

Недостатки

• Для подписи документов потребуется использовать отдельное решение КриптоАРМ ГОСТ и СКЗИ КриптоПро CSP со своими лицензиями.
• Для использования API КриптоАРМ.Документы потребуются уверенные навыки программирования.