StaffCop Enterprise — программное решение для учета рабочего времени, контроля эффективности работы персонала и предотвращения утечек конфиденциальных данных. Данная статья продолжает цикл публикаций о практических сценариях использования StaffCop Enterprise и рассказывает, как с его помощью контролировать действия удаленных сотрудников.
5. Контроль присутствия на рабочем месте
Введение
В России рекордными темпами набирает популярность привлечение удаленных сотрудников. Все больше профессий не требуют от персонала постоянного присутствия в офисе, и с развитием сетевых технологий работодатели стали всё чаще привлекать к работе удаленный персонал.
В некоторых организациях пользуются услугами фрилансеров — временных работников, привлекаемых для решения определенных задач, без их включения в штат компании, в других — переводят штатных работников на удаленный режим. Подобная практика позволяет компаниям значительно снизить расходы на сопутствующие нужды — оплату парковки и проезда, организацию рабочего места, корпоративное питание и прочее. По данным аналитического центра SuperJob, в России более 22% компаний имеют в штате удаленных сотрудников, еще 11% привлекают на разовые работы фрилансеров. При этом 24% опрошенных менеджеров по персоналу считают, что удаленные сотрудники без соответствующего контроля работают хуже персонала в штате, а 31% склоняются к мнению, что удаленный работник выдает такой же результат, как и в офисе.
Нужно отметить, что продуктивность удаленных работников страдает в первую очередь из-за отсутствия контроля. На помощь приходит продукт StaffCop Enterprise, одинаково эффективно работающий как в сети предприятия, так и на удаленных рабочих местах.
Архитектура
Архитектура StaffCop Enterprise построена на клиент-серверном исполнении, подключение к серверу осуществляется по HTTPS (443 TCP-порт). Поддерживается работа в любых сетевых инфраструктурах, обеспечивающих подключение от клиента к серверу, включая NAT-трансляцию, VPN-каналы и другие варианты подключения. Благодаря этому StaffCop Enterprise может быть установлен на удаленный компьютер, не находящийся в локальной сети предприятия.
Еще одна особенность StaffCop Enterprise, делающая работу с удаленными сотрудниками удобной, — это поддержка offline-режима, в котором данные на клиенте, при отсутствии подключения к серверу, накапливаются и передаются без потерь после установления подключения. Эта функция позволяет обеспечить постоянный контроль сотрудников, выходящих в интернет через временные каналы связи — мобильные 3G/4G-модемы, публичные Wi-Fi-подключения и так далее.
Чтобы обеспечить бесперебойный прием данных от клиентов, сервер StaffCop Enterprise поддерживает резервирование. Если агент не сможет подключиться к основному серверу, он будет пересылать данные на резервный. Если резервный сервер не задан или недоступен, данные будут переданы при восстановлении связи.
StaffCop Enterpise имеет гибкую политику лицензирования — предлагаются именные лицензии, привязывающиеся к определенному компьютеру, а также конкурентные лицензии, которые больше подойдут для удаленных сотрудников . Последние не зафиксированы за конкретным рабочим местом и могут быть использованы на любом компьютере, учет количества лицензий производится на сервере, во внимание принимается только количество одновременно подключенных клиентов. Использование конкурентной лицензии помогает организовать работу с часто меняющимися удаленными исполнителями. При этом нет необходимости выделять дополнительные средства на закупку лицензий для StaffCop Enterprise.
StaffCop Enterprise обладает большим числом функциональных возможностейполный перечень которых рассматривался в нашем обзоре, из них наибольшую эффективность имеют модули контроля рабочего времени и функции по слежению — мониторинг ввода и запись снимков экрана. Дополнительно используются функции по мониторингу сетевого трафика и контролю активности приложений, так как информация от этих модулей применяется при учете рабочего времени.
Учет оплачиваемого времени
В большинстве случаев труд удаленного работника оплачивается по количеству рабочих часов, и важная задача работодателя — обеспечить учет потраченного времени для проведения расчетов с сотрудником. Как уже упоминалось в предыдущей статье цикла, StaffCop Enterprise обладает функциями по учету рабочих часов.
Рисунок 1. Учет рабочего времени в StaffCop Enterprise
StaffCop Enterprise способен автоматически определять присутствие пользователя за компьютером и обеспечивать аудит количества рабочего времени. Для удаленных сотрудников, как правило, применяется только информация о суммарной активности пользователя, без учета времени опозданий и переработок (работа после окончания трудового дня).
StaffCop Enterprise позволяет выводить отчеты как по отдельному сотруднику, так и по всей организации в целом. Сводные отчеты помогают выявить лучших и худших сотрудников в компании. Система отчетов и таблиц с данными может активно использоваться специалистами отдела кадров в их работе с персоналом. В StaffCop Enterprise можно экспортировать и печатать отчеты, что позволяет использовать продукт для презентации работы компании руководству. Кроме того, данные из StaffCop Enterprise можно выгрузить в Excel, что помогает автоматизировать рутинную работу бухгалтерии и отдела кадров по составлению отчетности, заполнению платежных ведомостей и расчету с удаленными сотрудниками.
Контроль активности
Использовать данные учета рабочего времени StaffCop Enterprise без дополнительной обработки можно только в одном случае — если сотруднику для выполнения служебных обязанностей выдано отдельное устройство и он не использует его в личных целях. StaffCop Enterprise при подсчете проведенного за компьютером времени учитывает всю активность пользователя — от момента входа в систему до завершения работы, за исключением времени отсутствия активности (перерывов). Однако в большинстве случаев один и тот же компьютер используется как в рабочих, так и в личных целях.
Чтобы работодателю не пришлось оплачивать нерабочее время сотрудника, в StaffCop Enterprise реализованы функции контроля активности пользователя за компьютером. Для разделения рабочего и нерабочего времени производится определение активного приложения и анализ сетевого трафика. Администратор задает в StaffCop Enterprise перечень программ, которые применяются для исполнения служебных заданий, а также список сайтов, имеющих отношение к работе. В отчете по учету рабочего времени выделяется время, потраченное на исполнение служебных функций, что позволяет производить расчет непосредственно за время, потраченное на работу.
Рисунок 2. Графики продуктивности сотрудников в StaffCop Enterprise
В качестве дополнительной проверки StaffCop Enterprise позволяет производить съемку экранов удаленных пользователей, обеспечивая процесс ручного контроля деятельности сотрудников. Снимки экрана производятся в автоматическом режиме с интервалом, задаваемым администратором. Дополнительно StaffCop Enterprise позволяет делать снимки с веб-камеры, если требуется убедиться в наличии пользователя за компьютером.
Рисунок 3. Просмотр снимков экрана в StaffCop Enterprise
Использование кейлоггера совместно со снятием скриншотов помогает не только убедиться в эффективности использования рабочего времени, но и обеспечить контроль сотрудников, обладающих доступом к важной информации. Если удаленный сотрудник имеет контакты с клиентами компании, функции контроля переписки, кейлоггер и возможность записи звука с микрофона позволяют контролировать качество предоставления услуг, а также собрать архив для расследования жалоб и замечаний клиентов.
Контроль присутствия на рабочем месте
Не всегда работа связана с активным использованием компьютера, например, в случае операторов различных пультов, станций, охранников и т.п., присутствие на рабочем месте которых очень важна. Для этого в StaffCop Enterprise присутствует модуль контроля сотрудника на рабочем месте, который посылает запросы сотруднику, на который он должен ответить, подтверждая свое присутствие. В случае невыхода на связь в назначенное время система отправит уведомление ответственному лицу, а по возвращению на рабочее место сотруднику будет предложено ввести причину своего отсутствия.
По данным компании StaffCop эта функция также популярна для контроля присутствия персонала в удаленных офисах, сети складов и розничных точках продаж.
«Наша компания имеет большую сеть офисов распределенную по всей России, с помощью функции контроля присутствия в StaffCop Enterprise мы смогли значительно повысить дисциплину руководителей региональных офисов, что напрямую сказалось на эффективность работы компании в целом», —поделился впечатлениями Алексей Марков, директор ИТ микрофинансовой компании «Джет-мани».
Рисунок 4. Уведомление об отсутствии активности на экране пользователя
Выводы
Благодаря продуманной архитектуре, гибкому лицензированию и широким функциональным возможностям StaffCop Enterprise значительно облегчает и автоматизирует контроль удаленных пользователей. Продукт обеспечивает контроль и учет оплачиваемого рабочего времени, позволяя исключить лишние траты на выплаты персоналу и повышая эффективность труда.
StaffCop Enterprise предоставляет инструменты для сбора и хранения истории общения удаленных сотрудников с клиентами — записывает разговоры, собирает информацию о переданных сообщениях и делает снимки экранов. Все это позволяет значительно повысить эффективность и снизить стоимость обслуживания удаленных колл-центров, отделов техподдержки и других сотрудников, чья деятельность связана с прямым общением с клиентами.
